Online Meeting Tools

Ook de tool bepaalt het succes van jouw online meeting, welke is jouw favoriet?

Sinds Corona hebben we allemaal ervaring met online meeting tools. Zoom is waarschijnlijk de meest gebruikte. Aangezien de privacy van Zoom slecht in het nieuws is geweest, staat niet iedere werkgever toe om Zoom te gebruiken. Ook kan het afleiden om alle deelnemers continu (met camera aan) in beeld te hebben. Hieronder een aantal alternatieven die wij hebben getest en makkelijk in gebruik zijn voor organisatoren en deelnemers van zakelijke evenementen.

MS Teams 

MS teams wordt binnen bedrijven veel gebruikt voor interne overleggen, maar ook voor kleine live events (tot 25 personen) is MS Teams geschikt. Voor MS Office 365 gebruikers is MS Teams standaard en gratis. Als je geen MS Office 365 gebruiker bent, kan je met de gratis versie geen meetings plannen en organiseren, uitsluitend deelnemen. Het aanschaffen en installeren van MS Teams voor organisatoren van online evenementen die geen MS Office 365 gebruiken kan complex zijn. Onze ervaring is dat je daarvoor een IT-beheerder (of vergelijkbare kennis van zaken) nodig hebt. Bij MS Teams zijn tijdens de online meeting maximaal vier deelnemers in beeld, degene die spreekt komt automatisch in beeld. Dat geeft rust aan je bijeenkomst. Binnenkort biedt MS teams de mogelijkheid om 9 deelnemers in beeld te hebben en in de toekomst wordt het aantal verder opgehoogd. Helaas is het zeer beperkt mogelijk om in break-out sessies (maximaal 3) uit elkaar te gaan en nog niet mogelijk om direct 1-op-1 te chatten met individuele deelnemers van een online meeting. De kwaliteit van zowel video als audio is gebaseerd op Skype technologie en om die reden uitstekend.

Webex

Webex is een tool waarbij het mogelijk is om tot 200 personen samen te komen. Een gratis account is zo aangemaakt. Webex is eenvoudig in gebruik voor zowel organisator als deelnemer. Je kan makkelijk een ‘poll’ toevoegen aan je meeting, deelnemers kunnen ook 1-op 1 chatten. Net als bij MS Teams  is het mogelijk om tijdens de bijeenkomst je scherm te delen, wat handig is wanneer je aan de hand van slides je verhaal wilt vertellen of een demo wilt geven. De betaalde versie van Webex (vanaf € 55,- per maand) biedt ook de mogelijkheid om in break-out sessies uit elkaar te gaan. Op de kwaliteit van video en audio is niets aan te merken. 

Adobe Connect

Adobe Connect is een tool die veel mogelijkheden biedt voor organisatoren van online meetings en webinars tot wel 1.000 deelnemers. Zo kan je als organisator vooraf schermen indelen met verschillende functionaliteiten, zoals een chat, whiteboard, poll of notities. Gedurende de meeting kan je als organisator, afhankelijk van het programmaonderdeel, bepalen welke schermindeling de deelnemers te zien krijgen. Ook kan je eenvoudig in break-outs uit elkaar gaan. Voor Adobe Connect kan je eenvoudig een gratis proefaccount aanmaken. Die kan je geheel conform je eigen huisstijl, inclusief logo en kleurstelling, inrichten. Helaas is de kwaliteit van video niet altijd stabiel.

Andere online meeting tools, zoals Whereby, Newrow en Hopin, bieden ook de mogelijkheid om break-out sessies toe te voegen aan jouw online meeting. Hopin kan je zelfs een complete congres ervaring online nabootsen, inclusief ‘main stage’ (100.000 kijkers), polls, break-out sessies (open en besloten), 1-op-1 netwerken, exposanten en sponsoren.  

eWelcome maakt het heel eenvoudig om de perfecte gastheer of -vrouw te zijn, voor online, offline en hybride events. Met een uitnodigende event-website, aantrekkelijke uitnodiging en een eenvoudige aanmeldpagina maak je direct een professionele eerste indruk. eWelcome kunnen we naadloos koppelen aan diverse online meeting tools. 

Met ons netwerk van experts zijn wij in staat om jouw online event full-service te verzorgen. Denk daarbij aan het selecteren en inrichten van de juiste tool, het samenstellen van een aantrekkelijk programma (inclusief break-outs), het selecteren en briefen van sprekers, dagvoorzitter en moderatoren en het opstellen van een gedetailleerd draaiboek.

Wij zijn benieuwd welke online meeting tool jouw favoriet is en helpen je graag om jouw (online) event tot een succes te maken.

We hebben nog meer online meeting tools getest, van Google Hangouts tot Webinargeek. Wil je een overzicht van de tools die wij hebben getest en onze bevindingen ontvangen? Stuur dan een mail naar info@eWelcome.nl.