PRIVACYVERKLARING DEELNEMERS

Privacyverklaring Deelnemers eWelcome

Voor deelnemers aan eWelcome evenementen

Dit is de privacyverklaring van “eWelcome”. eWelcome is een activiteit van Mannovation BV. Kijk voor onze contactgegevens onderaan deze privacyverklaring bij het kopje “Wat als u vragen of klachten heeft?” In deze privacyverklaring informeren wij u over het gebruik van uw persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”) door eWelcome.

Korte privacyverklaring

eWelcome verzamelt en verwerkt persoonsgegevens in opdracht van bedrijven en instellingen die evenementen organiseren. Onze opdrachtgevers zijn zelf verantwoordelijk voor het informeren van deelnemers over het gebruik van hun gegevens voor de door de opdrachtgevers georganiseerde evenementen. eWelcome is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van het surf- en klikgedrag op de website van www.eWelcome.nl.

Alle gegevens die door eWelcome worden verzameld en verwerkt, zullen strikt vertrouwelijk bewaard worden en zullen niet worden uitgeleend, verhuurd of verkocht. Uitsluitend de gegevens waar u vooraf toestemming voor geeft zullen openbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld via de eWelcome event website.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder de volgende:

  • Voor het aanspreken met de juiste titel
  • Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen
  • Om elektronische reminders en bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
  • Om onze klanten (bedrijven en instellingen die evenementen organiseren) op de hoogte te houden van de registratie en/of bestelling
  • Om het surf- en klikgedrag op onze website te volgen en zo onze website te verbeteren, gebruikersvriendelijk en interessanter te maken



De klanten van eWelcome (bedrijven en instellingen die evenementen organiseren) die gebruik maken van eWelcome om u (via e-mail of sms) uit te nodigen, te registreren, reminders te sturen en te identificeren voor evenementen zullen uw gegevens van ons ontvangen. Voor de organisatie van het evenement waar u zich voor heeft aangemeld delen wij uw gegevens met bedrijven die de catering verzorgen en met hospitality bedrijven die de ontvangst verzorgen.

De personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens.

Waarvoor worden uw gegevens gebruikt?

Uw gegevens worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

  • Voor identificatiedoeleinden: om u welkom te heten en ontvangen bij evenementen
  • Voor het aanspreken met de juiste titel
  • Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen
  • Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
  • Om u en onze klanten (bedrijven en instelingen die evenementen organiseren) op de hoogte te houden van de registratie en/of bestelling
  • Om andere bij het evenement betrokken partijen te laten weten wie u bent en of u specifieke wensen heeft
  • Om een administratie te kunnen voeren en bij te houden wie bij welke evenementen aan- / afwezig  bent
  • Om deelnemers lijsten te maken en, indien de deelnemer daar toestemming voor geeft, te vermelden op de event website
  • Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van de (financiële) administratie
  • Om de bestelling van tickets voor evenementen te kunnen verwerken
  • Om op de website de content (bijv. een deelnemerslijst) te kunnen tonen die daar op wordt geplaatst
  • Om de browser en/of het apparaat te herkennen
  • Voor het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van de website
  • Voor het maken en analyseren van bezoekersstatistieken
  • Om het surf- en klikgedrag op onze website te volgen via Google Analytics en zo onze website te verbeteren, gebruikersvriendelijk en interessanter te maken

 

Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

Het gebruik van uw gegevens is gebaseerd op de volgende grondslagen (“rechtsgronden”):

  • Uw toestemming (toestemming wordt altijd apart gevraagd).
  • De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die onze opdrachtgevers met u hebben, of waarbij u partij bent.
  • De gegevens zijn nodig voor het gerechtvaardigd belang van onze opdrachtgevers, bijvoorbeeld om de deelnemerslijsten te tonen en u te informeren over andere evenementen.
  • De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende “gerechtvaardigde belangen”: ons commerciële belang om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en hun wensen.



Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Uw gegevens worden gedeeld met de volgende soorten partijen:

  • Klanten van eWelcome: onze opdrachtgevers kunnen u (via e-mail of sms) informeren over evenementen en ontvangen uw gegevens om u te identificeren in het kader van de organisatie van het evenement.
  • Partners van eWelcome: de catering bedrijven en hospitality bedrijven die worden ingeschakeld voor het evenement ontvangen uw gegevens om u te identificeren voor evenementen en te weten wat uw specifieke wensen zijn.
  • Overheidsinstanties. We kunnen verplicht worden om gegevens af te staan aan Nederlandse overheidsinstanties.

 

Worden uw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, wij geven uw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

Ontvangen wij uw gegevens van andere partijen?

Ja, wij ontvangen de hierna aangegeven gegevens van de volgende (soorten) partijen:

  • Klanten van eWelcome (bedrijven of instellingen die evenementen organiseren) die u (via e-mail en/of sms) uitnodigen voor en informeren over evenementen.



Wij ontvangen de volgende (soort) gegevens:

  • Voornaam en achternaam
  • Geslacht
  • Bedrijfsnaam
  • E-Mail adres
  • Vestigingsadres bedrijf



Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, ontvangen en/of worden gebruikt.

In het algemeen worden daarbij de volgende bewaartermijnen gehanteerd:

Soort gegevens Bewaartermijn
Persoonsgegevens (Voornaam, achternaam, geslacht, email adres, bedrijfsnaam, vestigingsadres bedrijf, telefoonnummer, functie, sector, dieet wensen) Tot 2 jaar na de laatste keer dat u uw eWelcome account heeft gebruikt. Als u 24 maanden uw eWelcome account niet heeft gebruikt krijgt u van ons een mail met de vraag of u uw account wilt behouden. Reageert u daar niet op, dan verwijderen wij uw account 2 weken nadat u deze mail heeft ontvangen.
Accountgegevens (inlognaam, wachtwoorden) Zie hiervoor.
Deelnemerslijsten Tot 2 jaar nadat het evenement heft plaatsgevonden
Deelnamegeschiedenis (delen die niet onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen). Tot 2 jaar na de laatste keer dat u uw eWelcome account heeft gebruikt.
Correspondentie Zolang als u een eWelcome account heeft en tot 2 jaar daarna.
Informatie over surfgedrag Wij gebruiken Google Analytics om het surfgedrag op onze website te volgen en hanteren een bewaartermijn van 50 maanden
Cookie ID´s Kijk in onze cookieverklaring
Reviews Zolang de review relevant is.
Informatie die u op de website invoert om op de website te tonen. Zolang de informatie relevant is om op de website te tonen.
Informatie die verband houdt met een juridische procedure. Zolang dat nodig is voor het voeren van de juridische procedure of voor het vaststellen van onze rechten in een juridische procedure.

Welke rechten heeft u? 

U heeft op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • om een kopie en inzage te vragen in uw gegevens: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijden uw gegevens inzien
  • om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
  • om incorrecte gegevens te laten corrigeren: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijden uw gegevens wijzigen
  • om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijden uw gegevens aanvullen
  • in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten verwijderen: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijden uw gegevens en account verwijderen
  • in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten “beperken”;
  • in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
  • om, als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
  • als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van onze dienst), en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
  • een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Om uw rechten uit te oefenen en het gaat om gegevens waarvoor de organisator van het evenement verantwoordelijk is, neemt u contact op met de organisator, wanneer het gaat om gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij “Wat als u vragen of klachten heeft?”. Vragen die u aan ons stelt over uw gegevens waarvoor de organisator verantwoordelijk is, zullen wij doorverwijzen naar de organisator.

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met u niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

De meeste van uw gegevens vindt u terug in uw eigen account. U kunt daarop inloggen en de gegevens aanpassen. Voor inzage in gegevens die niet in uw account staan, kunt u rechtstreeks contact met de organisator van het evenement opnemen.

Wat als u vragen of klachten heeft?

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn of over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Mannovation B.V.
Stadhouderslaan 9
070-2211990
service@ewelcome.nl

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 23-4-2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.