PRIVACYVERKLARING OPDRACHTGEVERS

Privacyverklaring Opdrachtgevers eWelcome

Voor opdrachtgevers van eWelcome (bedrijven en instellingen die evenementen organiseren)

Dit is de privacyverklaring van “eWelcome”. eWelcome is een activiteit van Mannovation BV. Kijk voor onze contactgegevens onderaan deze privacyverklaring bij het kopje “Wat als u vragen of klachten heeft?” In deze privacyverklaring informeren wij u over het gebruik van uw persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”) door eWelcome.

Korte privacyverklaring

eWelcome verzamelt en verwerkt bepaalde persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers en surf- en klikgedrag op onze website.

eWelcome verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen die door bedrijven en instellingen worden georganiseerd in opdracht van die opdrachtgevers. Onze opdrachtgevers zijn zelf verantwoordelijk voor het informeren van deelnemers over het gebruik van hun gegevens. Op onze website bieden we als service een privacyverklaring aan waarin voor deelnemers staat omschreven hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt. Eventuele additionele informatie dient de opdrachtgever zelf te verstrekken.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder de volgende:

- Voor het aanspreken met de juiste titel
- Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen
- Om elektronische reminders en bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
- Om onze klanten (bedrijven en instellingen die evenementen organiseren) op de hoogte te houden van de registratie en/of bestelling en met hen te communiceren
- Om het surf- en klikgedrag op onze website te volgen en zo onze website te verbeteren, gebruikersvriendelijk en interessanter te maken

De personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

- - Voor identificatiedoeleinden: om met u te kunnen communiceren
  - Voor het aanspreken met de juiste titel
- - Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen
- - Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
  - Om u op de hoogte te houden van de registratie en/of bestelling
  - Om administratie te kunnen voeren en bij te houden wie welke evenementen organiseert
  - Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie
  - Om op de website de content (bijv. een deelnemerslijst) te kunnen tonen die daar op wordt geplaatst
  - Om de browser en/of het apparaat te herkennen
  - Voor het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van de website
  - Voor het maken en analyseren van bezoekersstatistieken
  - Om het surf- en klikgedrag op onze website te volgen via Google Analytics en zo onze website te verbeteren, gebruikersvriendelijk en interessanter te maken

Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende grondslagen (“rechtsgronden”):

- - De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die wij met u hebben, of waarbij u partij bent.
  - De gegevens zijn nodig om te voldoen aan onze wettelijke administratieverplichtingen.
  - De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende “gerechtvaardigde belangen”: het belang om te kunnen communiceren met contactpersonen bij opdrachtgevers, ons belang om een adminstratie te voeren, ons commerciële belang om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en onze klanten en hun wensen.

Aan wie geven wij uw gegevens door?

Wij gebruiken uw gegevens in principe alleen voor onszelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven aan anderen:

We delen de gegevens met de volgende soorten partijen:

- - Accountant / boekhouder. De gegevens die op de factuur staan moeten wij doorgeven aan onze accountant / boekhouder. Onze boekhouder / accountant is gevestigd in Nederland.
  - Incassobureau. Wij kunnen een opeisbare vordering (factuurbedrag) uit handen geven aan een incassobureau. Daarbij zullen we alleen de gegevens doorgeven die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de incassowerkzaamheden. Het incassobureau is gevestigd in Nederland.
  - Overheidsinstanties. We kunnen verplicht worden om gegevens af te staan aan Nederlandse overheidsinstanties.

Worden uw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, wij geven uw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

Ontvangen wij uw gegevens van andere partijen?

Nee, wij ontvangen geen gegevens van opdrachtgevers van andere partijen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verzamelen, ontvangen en/of gebruiken.

In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

Soort gegevens	Bewaartermijn
Persoonsgegevens (Voornaam, achternaam, geslacht, email adres, bedrijfsnaam, vestigingsadres bedrijf, telefoonnummer, functie, sector)	Tot 2 jaar na de laatste keer dat u uw eWelcome account heeft gebruikt. Als u 24 maanden uw eWelcome account niet heeft gebruikt krijgt u van ons een mail met de vraag of u uw account wilt behouden. Reageert u daar niet op, dan verwijderen wij uw account 2 weken nadat u deze mail heeft ontvangen.
Accountgegevens (inlognaam, wachtwoorden)	Zie hiervoor.
Factuurgegevens, transactiegegevens en overige financiële gegevens	7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Bestelgeschiedenis (delen die niet onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen).	Tot 2 jaar na de laatste keer dat u uw eWelcome account heeft gebruikt.
Correspondentie	Zolang als u een eWelcome account heeft en tot 2 jaar daarna.
Informatie over surfgedrag	Wij gebruiken Google Analytics om het surfgedrag op onze website te volgen en hanteren een bewaartermijn van 50 maanden
Cookie ID´s	Kijk in onze cookieverklaring
Reviews	Zolang de review relevant is.
Informatie over credit checks	Tot 6 maanden na uw laatste aanvraag.
Informatie die u op de website invoert om op de website te tonen.	Zolang de informatie relevant is om op de website te tonen.
Informatie die verband houdt met een juridische procedure.	Zolang dat nodig is voor het voeren van de juridische procedure of voor het vaststellen van onze rechten in een juridische procedure.

Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

- - om een kopie en inzage te vragen in uw gegevens: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijde uw gegevens inzien
  - om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
  - om incorrecte gegevens te laten corrigeren: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijde uw gegevens wijzigen
  - om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijde uw gegevens aanvullen
  - in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten verwijderen: u kunt door in te loggen op uw eWelcome account ten allen tijde uw gegevens en account verwijderen
  - in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten “beperken”;
  - in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
  - om, als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
  - als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van onze dienst), en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
  - een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij “Wat als u vragen of klachten heeft?”

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met u niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

De meeste van uw gegevens vindt u terug in uw eigen account. U kunt daarop inloggen en de gegevens aanpassen. Voor inzage in gegevens die niet in uw account staan, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen (zie: “Wat als ik vragen of klachten heb”?).

Wat als u vragen of klachten heeft?

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Mannovation B.V.
Stadhouderslaan 9
070-2211990
service@ewelcome.nl

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 8-5-2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.